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O conceito de Home Office ganhou atenção nos últimos anos, especialmente com a recente disseminação do COVID-19. Os desenvolvimentos na tecnologia e na cultura do local de trabalho facilitaram a adoção desse novo método, permitindo que os empregadores explorassem e colhessem os benefícios associados a deixar seus funcionários trabalharem em casa.
Porém, enquanto trabalhar em casa pode oferecer muitos benefícios, manter esta prática por longos períodos de tempo pode resultar em retornos decrescentes em relação à produtividade.
No momento da redação deste artigo, a maioria das empresas de Hong Kong e China está incentivando seus funcionários a trabalhar em casa, por motivos de quarentena. Em entrevista à Bloomberg, Alvin Foo, diretor da Reprise Digital, uma agência de publicidade de Xangai com mais de 400 funcionários declarou: “Esta é uma boa oportunidade para testarmos o trabalho em casa em grande escala”
Quando o ano novo chinês termina e as empresas começam a reiniciar suas operações, as empresas são forçadas a mudar suas rotinas diárias de trabalho. Como resultado, desta vez houve uma maior adoção de aplicativos de bate-papo por vídeo e software de produtividade.
Como muitas empresas não estão acostumadas a ter funcionários trabalhando em casa por períodos tão longos, procuramos fornecer dicas sobre como as empresas podem manter ou até melhorar seus níveis padrão de produtividade.
1. Gerenciamento de Projetos
Trabalhar em casa por um período prolongado pode afetar negativamente o gerenciamento de projetos de uma empresa. Quando os únicos meios de comunicação se tornam através dos meios digitais, a falta de métodos tradicionais de comunicação torna a coordenação e colaboração de vários indivíduos lenta e ineficiente.
Talvez o maior obstáculo seja a falta de transparência. A falta de uma compreensão clara das tarefas em que seus colegas estão trabalhando geralmente resulta em falta de comunicação com relação a qual membro da equipe está concluindo qual tarefa, seu progresso e desenvolvimento de cada trabalho. Nesse caso, muito tempo gasto durante o horário de trabalho não é realmente focado no trabalho – é gasto na tentativa de entender o que está acontecendo.
A utilização de ferramentas de gerenciamento de projetos como o Microsoft Project pode facilitar o trabalho em Home Office de uma maneira muito mais eficaz. O Project é uma ferramenta de colaboração que descreve o desenvolvimento de projetos e objetivos de negócios. Ele permite que seus usuários atribuam tarefas a indivíduos específicos, que podem acompanhar o andamento das atribuições de trabalho.
Como o gerenciamento de projetos, a comunicação interna sofre durante períodos prolongados de trabalho em casa. A comunicação digital geralmente pode complicar as mensagens quando os usuários dependem apenas de mensagens escritas – as mensagens podem ser perdidas e as instruções podem ser mal compreendidas. A falta de métodos tradicionais, como a comunicação face a face
Assim, o Project também podem ser integrado ao Microsoft Teams, fornecendo aos usuários uma solução completa para mensagens internas e compartilhamento de arquivos.
Ser capaz de entender e interpretar todas as informações relacionadas ao gerenciamento de projetos pode garantir que a comunicação de uma empresa seja focada e acionável.
2. Organize reuniões de clientes
Um aspecto importante dos negócios que se torna mais difícil em regime de Home Office são as reuniões com os clientes. Tais reuniões fornecem aos negócios uma oportunidade inestimável para construir um relacionamento duradouro e desenvolver um entendimento completo de como cada parte opera.
Ter a capacidade de se comunicar efetivamente é vital para o sucesso da empresa. Infelizmente, com a disseminação do COVID-19, as reuniões com clientes passaram a ser 100% virtuais. Para suprir esta necessidade, o Skype e Microsoft Teams são ferramentas fantásticas de bate-papo por vídeo e conferências. Ambas as plataformas oferecem versões gratuitas e premium de seus produtos e são comumente usadas pelas empresas não apenas em suas reuniões internas, mas também para conversar com clientes durante a quarentena. Sua acessibilidade e facilidade de uso garantem que os clientes não terão dificuldades em utilizar os aplicativos. Qualquer falha de comunicação ou falta de entendimento com os clientes pode ser resolvida rapidamente, eliminando os tempos de espera associados às comunicações por mensagens te texto como Whatsapp e-mail.
No entanto, as soluções de comunicação são eficazes apenas na medida em que os funcionários já estejam familiarizados com suas funções e responsabilidades. Recomenda-se que, antes de um funcionário começar seu trabalho em casa, ele tenha um entendimento claro de sua função, responsabilidades e tarefas em mãos.
3. Falta de acesso a recursos internos
Os serviços baseados em nuvem estão criando espaços de trabalho virtuais para complementar a configuração tradicional do escritório. Muitas empresas estão percebendo o benefício de fazer a transição de sua infraestrutura de trabalho interna para a nuvem, o que permite maior flexibilidade nas operações.
De maneira muito simples, os serviços baseados em nuvem oferecem aos usuários a capacidade de armazenar, acessar, entregar e processar digitalmente dados em vários dispositivos vinculados. Ele permite que os usuários compartilhem informações e recursos em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Ele foi utilizado por pequenas empresas para expandir seus negócios sem gastar uma quantidade significativa de investimento em sua infraestrutura de TI.
Na medida em que os indivíduos não podem acessar os recursos internos de suas empresas enquanto trabalham em casa, os recursos baseados em nuvem podem ser utilizados para resolver esse problema. O OneDrive é uma plataforma que permite que os usuários acessem os arquivos internos da empresa, como registros contábeis e documentos de trabalho.
Se sua empresa tiver a necessidade de implantar este tipo de ecossistema, fale com nossa equipe. Os especialistas da Softwaresul podem prestar uma consultoria gratuita para verificar as melhores soluções para a demanda do seu negócio!
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